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“XX”
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目录
一、活动前期工作……………………………………………… 第 3 页
二、活动策划组织架构………………………………………… 第 4 页
三、架构内各板块岗位职责…………………………………… 第 5 页
四、各板块操作详细流程表…………………………………… 第 7 页
1、导演策划组操作详细流程表……………………………… 第 7 页
2、场控组操作详细流程表…………………………………… 第 10
3、设计制作组详细流程表…………………………………… 第 13
4、礼仪组操作详细流程表…………………………………… 第 15
5、后勤组操作详细流程表…………………………………… 第 18
五、当天活动流程示范表………………………………………第 22 页
六、注………………………………………………………… 第 23word 完美格式
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一、活动前期工作word 完美格式
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1、活动会议地点:
2、活动用餐地点:
3、活动时间:
4、参会人员:公司全体人员
5、活动总指挥:
6、活动总督导:
7、活动主持人:word 完美格式
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二、活动策划组织架构word 完美格式
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总指挥
场控组 设计制作组 礼仪组 后勤组
导演策划组word 完美格式
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三、架构内各版块岗位职责
一、导演策划组
1、负责组织策划活动方案撰写word 完美格式
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2、负责确定活动主题内容
3、负责确定活动时间及活动场地
4、负责活动各项内容板块划分
5、负责前期与参会人员对接事项
6、负责邀请函派发
7、负责确定活动会议路线动线设计安排
8、负责节目申报筛选、组织排练、彩排
9、负责主持人筛选及主持词编写
10、负责把控会场布置效果
11、负责把控会议期间各个环节顺利实施
12、负责协调会议期间场内各种事项
13、负责本组费用统计
14、负责活动总结
二、场控组
1、负责会场座次安排
2、负责会场布置区域规划
3、负责会场音响系统(音响、话筒、投影仪、电子显示屏等)
4、负责会议期间所有资料准备收集
5、负责摄影、摄像
6、负责本组费用统计
三、后勤组
1、负责用餐地点选定word 完美格式
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2、负责参会人员酒店安排
3、负责接机、与会期间接送事项
4、负责会场、酒店、用餐路线规划
5、负责酒店入住接待
6、负责会场及休息区茶水
7、负责用餐接待
8、负责用餐酒水、会议用水、会议水果餐点采购
9、负责礼品选购
10、负责会议图片资料收集
11、负责财务建档
12、负责本组费用统计、各组财务费用收集
四、礼仪组
1、负责礼仪人员培训
2、负责礼仪服装选定
3、负责会议站位走位
4、负责颁奖环节礼仪路线规划
5、负责引领领导路线礼仪培训
6、负责本组费用统计
五、设计制作组
1、负责设计区域尺寸测量、数量确定
2、负责会议所需平面设计word 完美格式
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3、负责会议所需花艺设计
4、负责会议所需导视系统设计
5、负责会场所有安装
6、负责本组费用统计word 完美格式
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四、各板块操作详细流程表
1、导演策划组流程操作表
组长:
组员:word 完美格式
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会前准备
序号 工作事项
负责
协助
人员
完成
时间
重点注意事项
1
活动主题、目的、整体思
路讨论
确定活动主题、目
的、整体思路
2 策划案编写
负 责 人 根据 讨 论
主 题 等 编写 策 划
案,并审核,策划
案最终定稿
3 会场查看选择
选 定 至 少三 家 以
上会场,供领导最
终确定。确认会场
面 积 、 可使 用 面
积、灯光、音响设
备是否齐全、会场
环 境 与 会议 的 搭
配度、费用收取、
是否可以安装等
4
会场动线规划及布置方案
确认
导视系统、座次安
排布置,根据动线
有 效 让 参会 人 员word 完美格式
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跟 随 活 动流 程 及
参观
5 参会人员沟通
沟 通 参 会人 员 单
位、人员、参会费、
准 备 资 料等 与 活
动有关事项(主办
方、承办方、协办
方、支持方等)
6 活动经费负责对接
赞助商(冠名商)、
会员会费、政府扶
持 等 费 用确 定 落
实到位,并上报财
务。
7 活动推广
准备资料,在联盟
官网、官方微信微
博、电视媒体、专
业杂志、纸质媒体
上全天候推广。
8 嘉宾领导邀请
政府领导、行业重
要领导、活动确定
领导。按照策划方
案 确 定 邀请 人 员word 完美格式
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名单邀请。
9 主持人对接
对 接 包 括主 持 词
内容,主持人筛选
确定,
10 节目对接审核
根据策划方案,确
定节目数量,节目
人员选定、节目排
练节点,节目彩排
时节点电确认
11 演讲嘉宾演讲内容
确 定 人 员、 演 讲
稿、演讲环节,提
前通知相关人员
12 活动彩排
主 持 人 、礼 仪 人
员、演出人员、化
妆 人 员 全部 到 位
走台彩排。
会中执行
序号 工作事项
负责
协助
人员
完成
时间
重点注意事项
1 会前两小时确定
与 各 组 组 长 确 定 大
会 所 有 准 备 到 位 情word 完美格式
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况,没想逐一核对,
若有遗漏,立即解决
2 会前半小时
通知礼仪就位,会场
保安就位、摄影师、
声控师、等场控组全
部就位、开始做会前
最后准备,并开始播
放宣传片
3
负责让礼仪提前对接发
言人做好准备发言
再进行项目中,让礼
仪 提 醒 下 一 个 节 目
发 言 嘉 宾 或 者 主 持
人。
4
负责与礼仪对接发言人
话筒交接时间
分两种情况,若有发
言台,并且发言台有
固定话筒,则不需要
此项。若无话筒,导
演 组 参 照 每 个 节 目
的时间节点,通知礼
仪 给 发 言 嘉 宾 递 话
筒。
5 负责活动需要道具
提前准备好道具,
确定搬运道具人word 完美格式
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员,时间已到快速
在舞台上摆放道
具以及收场。
6
负责对接场控组播放音
乐以及视频资料
参照活动节目清
单与场控组对接
每个环节需要播
放的音乐以及视
7
对接主持人场上突发环
节事项
如果活动中临时
增加或删减节目,
或者发言人未到
场等,及时对接主
持人修改发言稿,
做到及时有效
会后工作
序号 工作事项
负责
协助
人员
完成
时间
重点注意事项
1 本组活动费用整理
整 理 出 本 组 每 一 项
费用支出,按照财务
给 出 的 费 用 表 详 细word 完美格式
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列 出 每 一 项 费 用 使
用,上报财务汇总
2
汇总各组总结,整理出最
终总结
从 前 期 策 划 到 会 议
结束之间,本组每一
项工作的总结
2、场控组流程操作表
组长:
组员:
会前准备
序号 工作事项 负责 协助 完成 重点注意事项word 完美格式
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人 人员 时间
1 会场查看选择
确认会场面积、 可
使用面积、灯光、
音 响 设 备是否 齐
全、是否可以安装
2 麦克、音响
查看会场后, 根据
要 求 准 备相关 设
备,确定数量、效
果,自己解决不了
就寻找外协, 谈费
3 摄像、摄影师
确定人员、确定设
备正常使用。
4 LED 屏幕播放师
联系外协,根据会
场舞台面积, 确定
LED 面积,对接播
放师,确保播放视
频文件顺利进行
5 声控师
调 试 现 场设备 音
6 视频音乐制作 收集相关内容, 制word 完美格式
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作 大 会 期间索 要
播 放 的 视频及 音
乐,并在彩排当天
确 保 音 效质量 全
部到位
7
收取大会所需视频、文
件、声音一切需要播放资
包括视频宣传片、
介绍内容、入场音
乐、开场音乐、节
目音乐等
会中执行
序号
工作事项
负责
协助
人员
完成
时间
重点注意事项
1 会前两小时最后确认
音响系统、摄像师、
音响师、 视频播放师、
大会所有音乐、 视频、
资料文件全部到位
2
会前半小时开始播放宣
传片
3
每一个节目的内容体检
准备
与导演组人员合作,
对每个节目所需的音
乐、视频及文件提前
准备好,配合现场节word 完美格式
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目行进及时准确播放
4
音响师把控活动期间音
量控制
音响师与导演组人
员一起在必要时
段,音响控制到位
5
摄像师及摄影师摄像拍
选取好的镜头及场
景进行拍照摄像,
关键时刻拍摄到特
写镜头,记录整场
活动内容。并在活
动结束后进行合影
拍照。
6 维持活动现场秩序
避免不必要人员进
场、人员全部按照
规划路线进出,活
动期间除工作人员
外其他人员尽量不
让其随意走动,保
持会场安静有序。
会后工作
序号 工作事项 负责 协助 完成 重点注意事项word 完美格式
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人 人员 时间
1 本组活动费用整理
整 理 出 本 组 每 一 项
费用支出,按照财务
给 出 的 费 用 表 详 细
列 出 每 一 项 费 用 使
用,上报财务汇总
2 本组总结
从 接 到 任 务 到 会 议
结束之间,本组每一
项工作的总结
3 会议收集的资料存档
会 议 期 间 各 个 环 节
的视频、音乐等文件
全 部 交 于 后 勤 组 长
汇总存档
4 照片视频资料收集存档
会 议 期 间 拍 摄 的 视
频 及 图 片 全 部 收 集
交于后勤组存档word 完美格式
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3、设计制作组流程操作表
组长:
组员:
会前准备
序号
工作事项
负责
协助
人员
完成
时间
重点注意事项word 完美格式
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会场花艺
舞台、演讲台、嘉
宾席、嘉宾胸花、
会场、通道、休息
区、冷餐区整体花
艺布置,确定种类、
数量、费用,
活动 LOGO
确定设计风格,测
量尺寸、确定数量,
分工明确。确定初
稿时间、修改时间,
最终定稿时间。打
印时间、安装时间
会场保安点
宣传海报
通道指示
入门口大厅桁架
签到区
休息区
通道软装
内场软装
舞台软装
奖牌
嘉宾标志牌
邀请函
(注意派发邀请函时间)
宣传资料
手提袋word 完美格式
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会议人员服装设计
相关牌匾
车辆停放区
会中执行
序号
工作事项
负责
协助
人员
完成
时间
重点注意事项
1 会前两小时
再次确认嘉宾卡是否
摆放到位
2 会前一小时
确认给每位嘉宾的宣
传册以及资料是否到
3 协助导演组奖牌等
提前准备好奖牌等,
交于礼仪人员,待颁
奖环节开始后有礼仪
小姐送至台上
会后工作
序号 工作事项
负责
协助
人员
完成
时间
重点注意事项
1 本组活动费用整理
整 理 出 本 组 每 一 项
费用支出,按照财务
给 出 的 费 用 表 详 细
列 出 每 一 项 费 用 使word 完美格式
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用,上报财务汇总
2 本组总结
从 接 到 任 务 到 会 议
结束之间,本组每一
项工作的总结word 完美格式
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4、礼仪组流程操作表
组长:
组员:
会前准备
序号
工作事项
负责
协助
人员
完成
时间
重点注意事项
筛选礼仪人员
外形气质、身高,
确定人员数量word 完美格式
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礼仪人员培训
站姿、走位,动线
引导路线熟习,引
领手势、端盘手势
礼仪服装 筛选确定数量
机场接待
举牌、领路、与参
会人员对接语言确
化妆
风格以及化妆人员
确定,确保活动前
到位
礼仪人员站位
会场、休息区、门
口。(会场门口礼仪
等会议开始后,全
部到会场里面)
礼仪人员标准
1、 根据既定风格
化妆。
2、站位双脚并拢,
双手轻放于腹部右
侧。
3、面带微笑。
4、引导客人是,
右手向前指引,手word 完美格式
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臂高度与肩持平,
身体稍微前倾,于
客人前面引导,有
门帘地方替客人接
门帘,有电梯地方,
提前按键,并先进
入电梯里,手扶门,
等客人全部进入电
梯再关门。
5、端盘时,收受
拖盘底,左手轻浮
托盘边,根据客人
站位,将托盘放置
自己左部或右部。
会中执行
序号 工作事项
负责
协助
人员
完成
时间
重点注意事项
1 休息区人员站位
引领嘉宾至座位休
息,开会前,按照指
定时间将嘉宾引领至
会场门口礼仪人员处
2 签到区站位 在签到区侧面,准备word 完美格式
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好签字笔,交于嘉宾
手中,嘉宾签字完成
后收回签字笔,循环
本工作。所有嘉宾签
到之后在会场指定地
点工作。
3 会场门口站位
引领嘉宾至对应座位
4 舞台边站位点
具体站位根据舞台而
定,引领上台发言嘉
宾人员至发言台,引
领到位,从舞台后面
下场返回站位点
5 话筒负责礼仪
发言嘉宾上台过程
中,负责将话筒从后
场拿到前台,交于发
言人手中,发言结束
后及时收回话筒。
6 负责奖品及奖牌礼仪
在后台就位,颁奖
环节钱,会有导演
组人员将先关物品
交于手中,上台时word 完美格式
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站位在嘉宾侧后
方,结束后从舞台
后面下场
7 机场接待礼仪
在出口两侧等候,
手举接机牌,等候
嘉宾寻找。若飞机
到达时间过长,嘉
宾还未找到,则电
话联系嘉宾。接到
嘉宾后,带领嘉宾
至司机 处,交与司
机,结束返回机场
出口处,等待下位
嘉宾到来。
会后工作
序号 工作事项
负责
协助
人员
完成
时间
重点注意事项
1 本组活动费用整理
整 理 出 本 组 每 一 项
费用支出,按照财务
给 出 的 费 用 表 详 细
列 出 每 一 项 费 用 使word 完美格式
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用,上报财务汇总
2 本组总结
从 接 到 任 务 到 会 议
结束之间,本组每一
项工作的总结word 完美格式
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5、后勤组流程操作表
组长:
组员:
会前准备
序号 工作事项
负责
协助
人员
完成
时间
重点注意事项
1 活动费用建账
所有关于此次活动
的收支费用,财务
建账(详情见附表word 完美格式
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1)财务会见总账
表,会给每个小组
发放财务表格,每
个组按照项目进行
填写,最后财务全
部汇总
2 接待总负责人
负责与会期间所有
接待安排
3 机场接待人员
接到嘉宾,帮助其
拿行李,借到酒店
后交于酒店接待人
员。
4 会场接待人员
5 酒店接待人员
收取嘉宾身份证去
前 台 办 理 入 住 手
续,并告知嘉宾当
天活动流程及时间
等相关事项。
6 送机人员
提前与嘉宾对接,
航班信息,告知嘉
宾几点在宾馆门口
等候,直至送达机word 完美格式
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7 酒店住宿安排
负责提前对接参会
人员数量、酒店是
否活动方预定、住
宿费用、酒店与会
场路线、酒店环境
( 详 情 参 照 附 表
五)
8 车辆联系及调度总负责
负责机场接机与活
动期间所有用车安
排协调 (详情见附
表 5),都有详细安
9 活动餐预定
确定人数、桌数、
菜品特色口味、确
定用餐地点与活动
场地路线,考虑到
方便性、参会人员
口味。
10 会场饮水
茶水、矿泉水等,
确定人数,购买
11 冷餐区水果 根 据 需 要 确 定 种word 完美格式
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类、数量购买
12 冷餐区糕点
根 据 需 要 确 定 种
类、数量购买
13 冷餐区餐盘等 确定数量购买
14 活动餐酒水
按 照 需 求 进 行 购
买,确定数量、消
费标准、特色,多
参考
15 礼品购买
确定送礼人数,确
定购买特色、确定
标准进行购买,并
包装到位
16 卫生保洁
确保会场、休息区
卫生清洁,随时保
会中执行
序号 工作事项
负责
协助
人员
完成
时间
重点注意事项
1 保洁,会前两小时
做会场最终保洁,座
位席擦拭、 地面保洁、
舞台保洁
2 会动前一小时 确 定 参 会 人 员 饮 用word 完美格式
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水、备用水、宣传册
到位
3 会前一小时
通知司机去酒店等候
接嘉宾
4 会前半小时 指引车辆到指定场地
5 会前半小时
开门迎接嘉宾,并
交于礼仪小姐处
6 及时补充嘉宾用水
随时查看会场中嘉
宾桌前饮用水情
况,做到没有就及
时补充
7 跟进餐厅事项
定好用餐时间,让
餐厅准备,酒水全
部到位
8 准备礼品
将礼品交于负责司
机手里,在司机送
嘉宾至酒店时交于
嘉宾
会后工作
序号 工作事项 负责 协助 完成 重点注意事项word 完美格式
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人 人员 时间
1 会场拆除
所 有 会 场 安 装 全 部
拆除,属于公司的拿
回入库、属于外协的
联系外协取走,不用
的废料及时清理
2 安排送机
安 排 好 嘉 宾 航 班 信
息,提前与嘉宾及司
机对接,完成最后一
步工作
3 本组活动费用整理
整 理 出 本 组 每 一 项
费用支出,按照财务
给 出 的 费 用 表 详 细
列 出 每 一 项 费 用 使
用,上报财务汇总
整体费用整理
收 取 各 组 提 交 上 来
的费用明细,作出汇
总,上报公司
4 本组总结
从 接 到 任 务 到 会 议
结束之间,本组每一
项工作的总结
5 会议收集的资料存档 会 议 期 间 各 个 环 节word 完美格式
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的视频、音乐等文件
全 部 交 于 后 勤 组 长
汇总存档
6 照片视频资料收集存档
会 议 期 间 拍 摄 的 视
频 及 图 片 全 部 收 集
筛选存档
7 新闻稿
将收集的照片、视频
文件进行筛选,提炼
出特色图片,并编写
新 闻 稿 进 行 网 站 上
传报道
8 组织召开全员总结大会
各 小 组 以 及 总 指 挥
总结发言。word 完美格式
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五、当天活动流程:
序号 时 间 流 程 工作组
13: 30—13 :
50
参会人员入场
场控组、节目组、资料
组、礼仪组
13: 50—14 :
00
开幕 XXXXXX 节目表演 礼仪组、节目组、资料
XXXX XXXX XX 组、XX 组、
XXXX XXXX XX 组、XX 组、
XXXX XXXX XX 组、XX 组、
XXXX XXXX XX 组、XX 组、
XXXX XXXX XX 组、XX 组、word 完美格式
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流程操作指南:(具体参照附表 3、附表 6)
1、13:00 场控组、节目组、资料组、礼仪组全体到位, 对会场布置做最后确认,
场控组负责的音响、话筒、投影仪、电子显示屏的全部到位。资料组准备的
参会所有资料全部到位,并试播。节目组所有人员化妆、服装到位,礼仪人
员再次熟习引领通道及仪容仪表。
2、13:30,参会人员开始入场, 礼仪人员进行引领, 并安排到相应坐席, 同时,
场控组播放开场音乐以及视频宣传片。
3、根据每次不同的活动内容进行详细解说
4、………word 完美格式
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注:
1、全体工作人员均协助设计制作组参与 2014 年 X 月 X 日会场的布置工作
从活动策划开始时,财务就要建立活动收支账目表,记录的每一项都要细。
详情参照附表 1.
2、各个小组执行工作时,按照活动执行表模板(附表 2)将各自负责的每一项
详细回归纳到自己负责的活动流程表内,严格按照表内事项以及时间节点执行。
欢迎您的 光临, Word 文档下 载后可 修改编 辑 双 击可删 除页眉 页脚 谢谢! 希望您 提出您 宝贵的 意见, 你的意 见是我 进步的 动力。 赠语; 、如果我 们做与 不做都 会有人 笑,如 果做不 好与做 得好还 会有人 笑,那 么我们 索性就 做得更 好,来 给人笑 吧! 、 现在你 不玩命 的学, 以后命 玩你。 、我 不知道 年少轻 狂,我 只知道 胜者为 王。 、不 要做金 钱、权 利的奴 隶;应 学会做“金 钱、权 利”的主 人。 、什么 时候离 光明最 近?那 就是你 觉得黑 暗太 黑的时 候。 、最值 得欣赏 的风景 ,是自 己奋斗 的足迹 。 7、压 力不是 有人比 你努力 ,而是 那些比 你牛×几 倍的人 依然比 你努力。